Die Menge der in modernen Unternehmen gespeicherten Daten wächst täglich exponentiell. Dies erschwert die Entwicklung und Implementierung einer Strategie zur Einhaltung unternehmenseigener und gesetzlicher Compliance-Vorschriften zusätzlich.
Für IT-Teams ist der Schutz vertraulicher Informationen aufgrund des rasanten Datenwachstums eine große Herausforderung. Gleichzeitig führen die Rechts- und Compliance-Abteilungen bei der kanalübergreifenden Aufbewahrung, Erkennung und Überwachung von Inhalten einen scheinbar endlosen Kampf.
Doch diese Aufgabe ist ebenso wichtig wie schwierig. Ineffektive Datenverarbeitung und -archivierung kann zu behördlichen Strafen führen, während eine Datenschutzverletzung noch weitaus schlimmere Konsequenzen haben kann. Zudem binden ineffiziente Systeme wertvolle Ressourcen, die dadurch nicht mehr für geschäftskritische Aufgaben zur Verfügung stehen.
Angesichts dieser enormen Risiken müssen IT- und Sicherheitsteams Daten auf eine Art und Weise sichern und archivieren, die nicht nur den Vorschriften entspricht, sondern auch kosteneffizient ist und langfristig Bestand hat.
In unserem „Protecting People“-Podcast sprachen wir vor Kurzem über die Optionen von Unternehmen, die in sehr kurzer Zeit große Datenmengen verarbeiten müssen. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung dieses Gesprächs, in dem es um Verpflichtungen und rechtliche Auswirkungen, das Abhaken von Checklisten-Anforderungen sowie Kosteneinsparungen geht.
Warum müssen Unternehmen in moderne Compliance-Lösungen investieren?
Kurz gesagt: Weil sie dazu gezwungen sind. Unabhängig von der Branche gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben für die Erfassung, Speicherung und Verwendung von Unternehmens- und Kundendaten.
Neben branchenspezifischen Compliance-Vorschriften gibt es zudem allgemeinere Verordnungen, zum Beispiel die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union und den California Consumer Privacy Act (CCPA) in den USA. Verstöße gegen diese Gesetze können empfindliche Strafen und negative Schlagzeilen nach sich ziehen. Mit anderen Worten: Wenn es um Datensicherheit und Compliance geht, werden Fehler nicht verziehen.
Doch das ist nur ein Teil des Problems. Bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben geht es zwar auch um das Abhaken von Checklisten-Anforderungen, doch wer seine Verpflichtungen auf intelligente Weise erfüllt und in eine umfassende Lösung investiert, die viele Aspekte des Prozesses automatisieren und vereinfachen kann, profitiert meist von vielen weiteren Vorteilen.
Umfangreiche und unhandliche Archive – selbst solche, die den Vorschriften entsprechen – können erhebliche Probleme verursachen. Unternehmen, die Daten über lange Zeiträume aufbewahren müssen, müssen mitunter Daten speichern, die einen geringen kommerziellen Wert haben, aber ein großes Risiko darstellen, wenn sie ineffizient gespeichert und verwaltet werden.
Darüber hinaus kostet die Suche in großen und häufig kleinteiligen Datenarchiven viel Zeit. Je mehr Zeit die Mitarbeiter für die Suche nach Informationen benötigen, desto höher sind die Kosten für das Unternehmen und desto länger müssen Kunden auf Antworten warten.
Die Vorteile intelligenter Lösungen zur Einhaltung von Vorschriften
Es besteht kein Zweifel daran, dass Vorschriften eingehalten werden müssen. Mit der richtigen Technologie kann dies jedoch viel mehr sein als nur eine Verpflichtung, denn die Technologie gibt Ressourcen frei, senkt Kosten und unterstützt die Unternehmensstrategie.
Eine moderne, intelligente Compliance-Lösung bündelt alle Kommunikationsdaten an einem Ort. Wenn Sie ermitteln müssen, was zwischen Person A und Person B gesagt wurde, lässt sich dies mit einer einzigen Suche in allen E-Mails, internen Chat-Protokollen und mehr herausfinden.
Eine solche zentrale Suchfunktion ist deutlich schneller. Außerdem bietet eine einzige Lösung den Vorteil, dass Sie Ihre Daten nur an einem Ort und nicht in mehreren Archiven und Systemen schützen müssen.
Dieser Ansatz reduziert nicht nur die Kosten, sondern trägt auch dazu bei, die Kundenkommunikation zu bündeln. Mehrere Interaktionen an verschiedene Kontaktpunkten führen oft zu doppelten Datensätzen und können zur Folge haben, dass die Kunden ihr Anliegen auf verschiedenen Kanälen immer wieder vortragen müssen.
Mit einer schnell durchsuchbaren zentralen Informationsquelle, die alle Interaktionen des Unternehmens erfasst, können Sie besser auf Ihre Kunden eingehen, Beschwerden prüfen und die Zufriedenheit steigern.
Zudem reicht es nicht mehr aus, nur das Mindestmaß zu erfüllen – wenn das überhaupt je der Fall war. Auch wenn Sie aus rechtlicher, behördlicher und versicherungstechnischer Sicht bestens gerüstet sind, wird dies im Falle einer Datenschutzverletzung nur wenig nützen.
Regulierungsbehörden sehen möglicherweise keine Notwendigkeit für eine Bestrafung und Ihr Versicherer kann Sie für Ihren Verlust entschädigen, doch der Schaden an Ihrem Ruf lässt sich nicht so leicht wiedergutmachen. Das Thema Datenschutz und Informationssicherheit hat die Kunden noch nie so sehr beschäftigt. Wenn sie also durch Ihr Unternehmen dem Risiko von Identitätsdiebstahl und Betrug ausgesetzt sind, werden sie dies wohl so schnell nicht vergessen.
Compliance – mehr als das Erfüllen von Vorgaben
Die Einhaltung von Vorschriften ist notwendig, aber sie muss nicht zur Belastung werden.
Moderne Compliance-Technologie kann Zeit sparen, Kosten senken, Betrug vorbeugen, Abläufe verbessern und kundenfreundlich sein – und gleichzeitig vor Geldstrafen und Rufschäden schützen.
Wenn Ihre aktuelle Lösung diese Vorteile nicht bietet, ist es an der Zeit, eine bessere Lösung zu finden, da Sie sonst einen entscheidenden Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verlieren.
Weitere Folgen von „Protecting People“
„Protecting People“ ist ein Proofpoint-Podcast für Branchenführer und CISOs (Chief Information Security Officer), bei dem die menschliche Seite der Cybersicherheit im Mittelpunkt steht. Hier können Sie weitere Folgen anhören und den Podcast abonnieren.