Was ist SMTP-Relay?

Ein SMTP-Relay-Server ermöglicht es Unternehmen, zum Versenden von Massen-E-Mails eine separate Domain und E-Mail-Server zu verwenden. SMPT steht dabei für „Simple Mail Transport Protocol“. Dieses Protokoll kommt immer dann zum Einsatz, wenn der Absender einer E-Mail eine andere Domain nutzt als der Empfänger. In dem Fall leitet SMTP die  E-Mail an die Domain des Empfängers weiter. Sendet ein Unternehmen eine E-Mail an eine sehr große Anzahl an Empfängern, kann es passieren, dass die Unternehmensdomain auf einer Blockliste landet, weil sie als Spam eingestuft wird. Ein SMPT-Relay-Server kann das verhindern.

Das Versenden von E-Mails funktioniert ähnlich wie das Versenden von Briefen bei der Post. Wenn Sie sich vorstellen, wie die Post Briefe von einem Ort an den anderen transportiert, müssen Sie dieses Konzept nur auf das Internet übertragen, um zu verstehen, wie E-Mail funktioniert. Beim Zustellen von physischer Post steckt der Absender seine Nachricht in einen Briefumschlag und wirft diesen in einen Briefkasten, von wo ihn ein Postangestellter abholt und in die lokale Postzentrale bringt. Dann wird der Brief per Flugzeug oder LKW zur Postzentrale in der Region des Empfängers transportiert. Von dort holt ein Postbote den Brief ab und stellt ihm den Empfänger zu.

Email-Relay funktioniert ganz ähnlich. Die Nachricht des Senders wird als erstes zu einem SMTP-Server geschickt und dort in einen virtuellen Briefumschlag verpackt. Stellt der SMTP-Server fest, dass die Domain des Empfängers eine andere ist als die des Senders, übernehmen Relay-Dienste die Aufgabe, die Nachricht an den zentralen E-Mail-Server des Empfängers weiter zu schicken. Der Empfänger-Server bewahrt die Nachricht so lange auf, bis der Nutzer sie abruft.

Für eingehende E-Mails sind verschiedene Protokolle im Einsatz, wie etwa das Post Office Protocol (POP) und das Internet Message Access Protocol (IMAP). Der Unterschied zwischen diesen beiden Protokollen ist, dass POP die E-Mails so lange aufbewahrt, bis der Nutzer sie abruft. Nach dem Abruf wird die E-Mail vom Server gelöscht. Die E-Mail-Server von Internet Service Providern (ISP) beruhen meist auf POP. Im Gegensatz dazu behält IMAP die E-Mails auf dem Server, bis der Nutzer sich entscheidet, sie zu löschen. IMAP kommt meist bei den E-Mail-Servern von Unternehmen oder bei Diensten wie Googles Gmail zum Einsatz.

E-Mail-Server, die mit SMTP konfiguriert sind, führen noch einige zusätzliche Schritte durch, bevor sie die Nachricht absenden. Und zwar erstellt der Server für jede Empfängeradresse einen eigenen virtuellen Briefumschlag. Die Nachricht bekommt außerdem Header-Informationen, die dazu dienen, andere Eigenschaften der Nachricht zu identifizieren.

Authentifizierung wird häufig gleichzeitig mit SMTP und STMP-Relay eingesetzt. Weil SMTP-Server für alle öffentlich zugänglich sind, braucht es eine Form der Authentifizierung, damit Spammer die Server von Unternehmen nicht dazu missbrauchen können, Spam-Nachrichten zu verschicken. ISPs und andere E-Mail-Dienste wie Gmail nutzen Authentifizierung ebenfalls für diesen Zweck.

SMTP ist also nützlich, um Nachrichten durch das Internet zu verschicken, aber was, wenn Sie für Ihr Unternehmen Massen-E-Mails versenden wollen? Viele Unternehmen nutzen Massen-E-Mails, zum Beispiel Marketing-E-Mails oder Kunden-Benachrichtigungen. Ein SMTP-Relay-Dienst ermöglicht Unternehmen den Versand dieser E-Mails über Unternehmensserver und verwaltet gleichzeitig Dinge wie das Abmelden von E-Mail-Adressen aus dem Verteiler oder Opt-in-Verfahren. Ohne einen Relay-Server riskiert das Unternehmen, dass seine Domain oder internen E-Mail-Server als Spam eingestuft und auf die Blockliste gesetzt werden.

Ohne SMTP könnten Nutzer keine E-Mails an Empfänger außerhalb ihrer eigenen Domain senden. Dadurch verlöre E-Mail-Kommunikation sofort ihre Nützlichkeit. Die meisten E-Mail-Programme funktionieren einwandfrei mit SMTP-Servern, sodass Nutzer sich nicht händisch darum kümmern müssen, dass ihre Nachrichten an den SMTP-Server weitergeleitet werden. Ohne ein E-Mail-Programm müssten Nutzer auf Telnet zurückgreifen, um sich mit einem SMTP-Server zu verbinden, und ihre Nachricht mithilfe von Terminal-Befehlen senden.

Mit Email-Relay können Unternehmen Marketing-E-Mails senden, ohne dass ihre Domain auf einer Blockliste landet. Sie können sich SMTP-Relay-Dienste so vorstellen: Anstatt Ihre eigene Domain zum Senden von Massen-E-Mails zu verwenden, mieten Sie eine dritte Domain mitsamt Server und nutzen diese, um den Versand für sie abzuwickeln. Wenn eine Unternehmensdomain oder ein E-Mail-Server auf die Blockliste gesetzt wird, entfernt dies automatisch alle E-Mails von dieser Domain oder diesem Server vom Server des Empfängers, und zwar nicht nur die Marketing-E-Mails, sondern auch alle anderen legitimen E-Mails, die von dem Unternehmen stammen. Darunter kann die Produktivität eines Unternehmens dramatisch leiden, weil Nachrichten entweder nie zugestellt werden oder automatisch im Spamfilter des Empfängers landen. SMTP-Relay vermeidet dies, weil sie es Unternehmen erlaubt, Marketing-E-Mails von interner E-Mail-Kommunikation zu trennen.

E-Mail-Programme wie Outlook oder Thunderbird bieten eine grafische Benutzeroberfläche für die Arbeit mit SMTP-Relay. Diese GUI-Programme ermöglichen es Nutzern, mit STMP-Relay-Servern zu interagieren, indem sie die Software einfach so konfigurieren, dass sie sich mit dem Server verbindet. Wenn der Server HTTP-Verschlüsselung oder Authentifizierung verlangt, können diese Konfigurationen in der Software ebenfalls vorgenommen werden. Die Software nimmt die Empfängeradresse, die Absenderadresse und die Nachricht und stellt damit eine Verbindung zum SMTP-Server her.

Die Bedeutung von SMTP-Relay liegt in seiner Fähigkeit, Nachrichten über eine dritte Stelle an einen Empfänger zu senden. Es gibt kein anderes Protokoll für die Verwaltung ausgehender Nachrichten, weshalb SMTP auf einer Vielzahl von E-Mail-Servern läuft. E-Mail ist eine der unsichersten Kommunikationsmittel im Internet, weshalb viele Anbieter SSL/TLS in ihre SMTP-Relay-Verbindungen integriert haben. Viele weitere Cybersicherheitsmaßnahmen sind mit der Zeit hinzugekommen, um die E-Mail-Sicherheit zu verbessern. Dazu gehört das Sender Policy Framework (SPF), Domain Keys Identified Mail (DKIM) und Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC).

Jedes Mal, wenn ein Nutzer eine Nachricht an eine fremde Domain schickt, kommt SMTP zum Einsatz. Unternehmen können ihre eigenen SMTP-Server nutzen; eine weitere Option sind Cloud-basierte Server. Viele ISPs stellen ihren Kunden SMTP-Server zur Verfügung, aber Unternehmen müssen die E-Mail-Server dann immer noch mit ihrer Unternehmensdomain verbinden. Drittanbieter-Dienste wie Google Workspace sind eine einfache Möglichkeit, E-Mail-Dienste mit einer Unternehmensdomain zu verknüpfen; es gibt jedoch viele weitere Cloud-basierte Optionen, die es Unternehmen einfach macht, Geschäftsemails zu versenden, ohne einen eigenen internen Server betreiben zu müssen.

Hier sind einige vorteilhafte Funktionen von SMTP-Relay zusammengefasst:

• Zustellen einer großen Zahl an Nachrichten wie Massen-E-Mails und Marketing-Nachrichten.
• Opt-out- und Abmelden-Funktionen, mithilfe derer Sie rechtliche Vorgaben erfüllen. Gesetzliche Richtlinien schreiben vor, dass Nutzer bei Marketing-E-Mails jederzeit die Option haben müssen, sich aus dem Verteiler abzumelden. Bei Nichtbeachtung droht die Blockliste.
• Nachrichten nachverfolgen, um festzustellen, ob sie im Posteingang des Empfängers angekommen sind und (mithilfe von Empfangsbestätigungen) geöffnet wurden.
• Manche Relay-Dienste bieten eine Benutzeroberfläche, die es einfacher macht, Marketing-Nachrichten zu verfassen und vor dem Abschicken zu testen.
• Versand von E-Mails, ohne dafür einen internen Unternehmensserver verwenden zu müssen.