Una empresa líder en energías renovables garantiza el cumplimiento de normativas y ahorra tiempo a sus equipos con Proofpoint
El desafío
- Conservar las conversaciones por correo electrónico para cumplir los requisitos normativos.
- Ayudar a los equipos de RR. HH. a garantizar la eficacia y agilidad.
- Garantizar el buen funcionamiento de los entornos de TI existentes.
La solución
- Proofpoint Archive
Los resultados
- El archivado flexible basado en la nube simplifica el descubrimiento legal y el cumplimiento de normativas.
- La optimización del archivado reduce el riesgo de multas y daños a la reputación.
- La solución interoperable se integra sin problemas en el entorno existente.
El desafío
Establecer un ejemplo mundial para la transición a la energía limpia
El crecimiento y la innovación están profundamente arraigados en la cultura de RWE. Entre 2024 y 2030, la empresa tiene previsto invertir 55 000 millones de euros en energía eólica marina y terrestre, energía solar, baterías, generación flexible e hidrógeno. A finales de la década, la cartera verde de RWE superará los 65 gigavatios de capacidad de generación, que se complementará perfectamente con el comercio mundial de energía. Su objetivo es lograr cero emisiones netas en 2040.
Para ayudar a la empresa a alcanzar estos ambiciosos objetivos, Paul Beddoe, responsable de tecnología en el lugar de trabajo de RWE, no solo tiene que garantizar que la arquitectura informática de RWE funcione a la perfección, sino también documentar sus operaciones para cumplir la normativa.
“Nuestra misión es proporcionar una infraestructura central segura y estable y soluciones de gestión de endpoints para RWE en todo el mundo”, explica. “Dentro de nuestra división comercial, estamos legalmente obligados a grabar las conversaciones de voz y de correo electrónico relacionadas con transacciones comerciales, del mismo modo que los bancos, por ejemplo”.
Cuando RWE empezó a buscar formas de aumentar la eficacia de sus procesos de archivo y cumplimiento, la empresa buscaba una solución flexible que funcionara a la perfección con sus aplicaciones de productividad y procesos de comunicación existentes.
Paul Beddoe, responsable de tecnología en el lugar de trabajo, RWE
La solución
Garantizar el cumplimiento gracias a la nube
Hace 10 años, RWE sopesó las opciones que tenía y optó por Proofpoint Archive. La empresa nunca se ha arrepentido de esta elección. Parte de la familia de productos Proofpoint Intelligent Compliance, Proofpoint Archive simplifica el descubrimiento legal, el cumplimiento de normativas y el acceso a los datos para los usuarios de la empresa. La solución permite a RWE recopilar, buscar y recuperar rápidamente estos datos bajo demanda. Además, es flexible y personalizable, permite a esta empresa internacional definir y aplicar normas y adaptar procesos a normativas y zonas geográficas específicas.
“Archivamos nuestros buzones de correo electrónico de Microsoft 365, como exige la normativa”, añade Paul Beddoe. “Utilizamos principalmente las funciones de búsqueda, retención legal y exportación integradas en la solución. Proofpoint nos ofrece la flexibilidad necesaria para cumplir los requisitos de las distintas regiones”.
“Hemos concedido acceso basado en funciones a nuestro equipo de RR. HH., lo que les permite utilizar Proofpoint Archive para hacer el trabajo”, explica. “Nuestro equipo de RR. HH. está familiarizado con la solución y sabe cómo utilizarla, al igual que nuestros equipos de cumplimiento. Tienen acceso a la solución y pueden recuperar mensajes de correo electrónico de grupos de usuarios muy específicos”.
Los resultados
Una solución escalable que se adapta a sus necesidades
Proofpoint Archive permite a RWE cumplir los requisitos de cumplimiento de diversos procesos y equipos.
“Proofpoint nos ofrece la sencillez que necesitamos para proteger nuestro principal medio de comunicación, el correo electrónico”, afirma Beddoe. “La solución procesa y archiva casi 12 000 mensajes al día, lo que representa más de 2,3 gigabytes de datos. Seguimos utilizando Proofpoint porque estamos contentos con ella y no tenemos motivos para cambiar nuestra solución”.
Con el fin de mejorar continuamente su eficacia, RWE mantiene conversaciones periódicas con el equipo de atención al cliente de Proofpoint para estudiar formas de optimizar su solución. Paul Beddoe y su equipo suelen hacer preguntas sobre recomendaciones de configuración y algunas de las características más recientes que Proofpoint les aconseja.
“Las reuniones de seguimiento con los clientes proporcionan una interesante visión de nuestros resultados y de las funcionalidades utilizadas, lo que nos resulta especialmente útil”, afirma Beddoe. “Disfruto mucho de estas reuniones”.
Paul Beddoe también está impresionado por la fiabilidad de la solución. En los últimos diez años, Proofpoint Archive siempre ha funcionado sin problemas.
“El producto funciona perfectamente”, afirma Paul Beddoe. “Tenemos otras soluciones que requieren actualizaciones frecuentes, lo que nos obliga a intervenir. Es más, a veces los problemas persisten incluso después de que se hayan publicado actualizaciones y parches de emergencia. Proofpoint Archive no tiene estos defectos”.
Con su solución de archivado funcionando perfectamente, RWE planea ahora añadir a su despliegue Proofpoint Email Protection, una solución de eficacia probada. Esta solución de gateway de correo electrónico puede instalarse en cliente o desplegarse en la nube. Utiliza tecnología avanzada de aprendizaje automático para detectar y bloquear amenazas como las estafas Business Email Compromise (BEC). Con Proofpoint, Paul Beddoe y su equipo esperan seguir garantizando el cumplimiento de normativas y mantener la tranquilidad a la hora de archivar las comunicaciones por correo electrónico.