Em 2024, continuarei destacando os principais recursos do portfólio Proofpoint Intelligent Compliance—Archive, Automate, Capture, Discover, Patrol, Supervision e Track—para enfatizar por que são importantes para nossos clientes.
Se você perdeu meu blog de dezembro de 2023, “3 Must-Haves of Archive Search Performance: An Email Archive Software Comparison” (3 Necessidades de Desempenho de Pesquisa de Arquivo: Uma Comparação de Software de Arquivo de Email), confira. Espero que ele lhe dê uma nova perspectiva sobre o desempenho da pesquisa.
Esta postagem se concentra na exportação de dados do arquivo. À primeira vista, o processo de exportação de dados pode parecer rotineiro e simples. Você simplesmente pega os dados respectivos e os envia—como quando você os enviou para advogados externos revisarem durante uma solicitação de e-discovery. Mas, na prática, as coisas podem ser bem diferentes, dependendo da ferramenta que você usa.
Aqui, explicarei como o Proofpoint Archive pode ajudá-lo a reduzir a complexidade, processos complicados e custos ao exportar dados.
Reduza complexidade
Exportar dados não precisa ser complexo, desde que você tenha as ferramentas certas. Com o Proofpoint Archive, fornecemos um fluxo de trabalho intuitivo para facilitar o processo. Você começa identificando os resultados de pesquisa que deseja exportar. Em seguida, você seleciona “Exportar” como uma ação para iniciar o fluxo de trabalho. No primeiro passo, você pode:
- Nomear sua tarefa de exportação
- Especificar o tipo de arquivo de exportação, como PST, Relativity MSG/EML, EDRM MSG/EML, CSV ou JSON
- Fornecer uma descrição da tarefa de exportação (opcional)
- Especificar o caso (opcional)
O que realmente gosto é que, quando você conclui, o fluxo de trabalho estima o número de itens que serão exportados, bem como o tamanho da exportação (veja abaixo). Com essas informações, você pode decidir se deseja prosseguir com a exportação ou pausar e refinar ainda mais os resultados da pesquisa aplicando mais filtros.
Estimativa do número de itens e tamanho no fluxo de trabalho de exportação.
A próxima ação é opcional: você pode especificar usuários autorizados com quem compartilhar sua tarefa de exportação. Por que você gostaria de fazer isso? Suponha que você esteja trabalhando em um caso com seu colega "Bob", que pergunta sobre os detalhes de uma tarefa de exportação que você está planejando enviar. Em vez de Bob ter que vir até sua mesa e visualizar os detalhes na interface do usuário (UI) do seu laptop, você pode compartilhar a tarefa de exportação com ele para que ele possa visualizá-la na interface dele.
Finalmente, você pode optar por enviar os dados ao seu destino de forma segura via SFTP criptografado por TLS 1.2. Você insere especificações como o endereço IP, porta e caminho de upload. E antes de enviar, você pode testar a conexão para ver se há algum problema. Uma vez que você clica em "Salvar" no fluxo de trabalho, a tarefa de exportação é prontamente colocada na fila para envio. É um processo simples e direto.
Reduza processos complicados
Exportar dados também não precisa ser complicado. Ter uma interface de usuário complexa é uma coisa, mas ter que passar por inúmeros obstáculos para realizar uma tarefa simples como exportar dados é outra. Processos complicados podem prolongar sua tarefa e potencialmente introduzir pontos de falha que podem forçá-lo a reiniciar tudo.
Com a Proofpoint, fornecemos uma interface de usuário fácil de usar para exportar dados. Também simplificamos os passos desse processo (veja abaixo). Pode levar apenas 12 passos simples desde o início (fazer login no Proofpoint Archive) até a conclusão (clicar em "Download").
Os passos para exportar dados com o Proofpoint Archive
Agora, compare isso com o Microsoft Purview eDiscovery, e você ficará surpreso com a quantidade de etapas necessárias para exportar dados. Do início ao fim, são necessários, no mínimo, 39 passos! Além disso, a cada exportação, a Microsoft exige que você baixe e execute um arquivo de utilitário fora do Purview eDiscovery para facilitar a exportação. Isso é perplexo. Não só isso não é muito eficiente, mas um processo com tantas etapas é muito mais suscetível a falhas.
Os passos para exportar dados com o Microsoft Purview eDiscovery
Reduza custos
Exportar dados não precisa ser caro. O que me fez pensar em escrever este blog foi uma postagem que li no X (antigo Twitter), onde um CEO lamentava sobre a exportação de dados do Slack. Ele disse que as exportações estavam falhando, apesar de sua empresa gastar milhões de dólares para facilitá-las.
Agora, obviamente há mais na história, com contratos de serviço e assim por diante. Mas eu me concentrei no que o CEO realmente queria: preservar as mensagens do Slack de sua empresa.
Uma ferramenta de arquivamento poderia ter ajudado esse CEO a economizar muito dinheiro, pois cópias das mensagens do Slack poderiam ter sido capturadas e armazenadas em um repositório dedicado. O que ele precisava era de uma ferramenta projetada para facilitar e-discovery e investigações internas conforme necessário, junto com acesso simplificado para os usuários às mensagens do Slack, e-mails e outros conteúdos capturados e armazenados.
A Proofpoint oferece pesquisa, retenção legal e exportação integradas e de alto desempenho. E, ao contrário de alguns fornecedores, não cobramos extra por essas três funções essenciais de e-discovery. Nossos utilitários são projetados para ajudar os clientes a exportar desde megabytes até terabytes de dados. De fato, já tivemos clientes que exportaram arquivos inteiros por conta própria. Para os clientes que precisam de assistência, oferecemos serviços profissionais para ajudar a gerenciar o projeto como um todo e, em alguns casos, simplificar e acelerar os processos.
Saiba mais
Com o Proofpoint Archive, exportar dados pode ser rápido e fácil, sem custos adicionais. Se você deseja mais evidências, entre em contato com seu gerente de conta Proofpoint para agendar uma demonstração. Ver para crer.
Fique atento para um blog futuro onde abordarei o terceiro elemento da trifeta de e-discovery: a retenção legal.