Als langjähriger Wissensarbeiter muss ich den Überblick über meine Nachrichten und Inhalte behalten. Deshalb nutze ich für meine neueren E-Mail-Nachrichten ein Unternehmenssystem und zusätzlich ein separates Archivsystem für ältere E-Mails und Inhalte. In den letzten Jahrzehnten habe ich verschiedene Systeme genutzt. Einige haben mich mehr, andere weniger überzeugt. Heute jedoch befinde ich mich in der glücklichen Lage, die meiner Meinung nach besten auf dem Markt verfügbaren Systeme zu nutzen: Microsoft 365 (Exchange) und Proofpoint Archive.
In diesem Blog-Beitrag erkläre ich aus der Sicht eines Insiders, warum Proofpoint Archive so gut für Mitarbeiter funktioniert. Hierfür werde ich auf drei wichtige Vorteile des Tools eingehen.
1. Nahtloser E-Mail-Zugriff
Die erste Kundenerfolgsgeschichte, die ich nach meinem Dienstantritt bei Proofpoint las, berichtete von einer Firma aus dem Bereich Finanzdienstleistungen. Die Verantwortlichen hatten sich überraschenderweise nicht wegen der E-Discovery- oder Überwachungsfunktion für Proofpoint entschieden, sondern weil sie ihren Mitarbeitern nahtlosen Zugriff auf alte E-Mails ermöglichen wollten. Mit ihrem vorhandenen Archiv gestaltete sich dieser Prozess jedoch komplex, umständlich und zeitaufwändig.
Zum Geschäftsmodell des Kunden gehörten auch Übernahmen von Firmen und Gründungen von Tochtergesellschaften, mit denen auch immer mehr E-Mail-Systeme hinzukamen. Proofpoint erleichterte dem Kunden die Überführung älterer Daten aus verschiedenen E-Mail-Systemen in ein zentrales Archiv und die Bereitstellung dieser Daten für den sicheren, nahtlosen Zugriff durch die Mitarbeiter.
Nach einer Übernahme oder Fusion kann Proofpoint den Zugriff auf Ihre alten E-Mails optimieren und vereinfachen, sofern das neue Unternehmen dies unterstützt. Darüber hinaus bietet Proofpoint leistungsstarke, intuitive Workflows, mit denen Sie Ihr Archiv durchsuchen und Ergebnisse innerhalb weniger Sekunden erhalten können. Dieses Leistungsniveau wird durch ein finanziell abgesichertes Service-Level-Agreement (SLA) garantiert.
2. Uneingeschränktes Suchen und Abrufen von E-Mails
Bei Proofpoint arbeiten wir für E-Mails in Microsoft 365 mit einem rollierenden Zeitfenster von zwei Jahren. Ebenso wie andere Unternehmen versuchen wir auf diese Weise, die Angriffsfläche und das potenzielle Risiko unseres E-Mail-Systems zu verringern und den dafür erforderlichen Cloud-Speicherplatz zu reduzieren. Einerseits enthält unser Mandant dadurch weniger Daten, die gesichert werden müssen, andererseits kann ich aber auch nur auf E-Mails zugreifen, die jeweils nicht älter als zwei Jahre sind.
Inzwischen arbeite ich seit mehr als viereinhalb Jahren bei Proofpoint – und manchmal benötige ich eine E-Mail, die bereits länger als zwei Jahre zurückliegt und in Outlook nicht mehr zur Verfügung steht. Das ist aber kein Problem, weil Proofpoint Archive die E-Mails aus Microsoft 365 archiviert und ich mit der Personal Archive-Suche problemlos auf E-Mails zugreifen kann, die älter als zwei Jahre sind (sofern sie nicht aufgrund unserer Datenspeicherungsrichtlinie gelöscht wurden).
Wenn Sie Proofpoint für die Archivierung verwenden und Ihre Unternehmensrichtlinie dem nicht entgegensteht, können Sie die Nutzung der Personal Archive-Funktion für den Zugriff auf ältere E-Mails beantragen, um im Gegensatz zur normalen Postfachverwaltung uneingeschränkt E-Mails suchen und abrufen zu können.
3. Leistungsfähige, intuitive Endnutzersuche
Ich bin Fan von Outlook als Portal für meine privaten E-Mails und meine dienstlichen Microsoft 365-E-Mails. Ich bin aber kein Fan der nativen Suchfunktionen. Das kann auch daran liegen, dass ich mich in den nun fast 30 Jahren, die ich mit der Anwendung arbeite, nie wirklich mit allen Funktionen der Outlook-Suche vertraut gemacht habe. Wenn ich nicht nur anhand von Absender oder Empfänger nach E-Mail-Nachrichten suchen muss, nutze ich sofort die Personal Archive-Suche in Proofpoint Archive. Sie ist viel schneller, flexibler und intuitiver.
Sehen Sie sich dazu das folgende Beispiel an. Es zeigt eine Demo der Personal Archive-Suche in Proofpoint Archive.
Prüfen wir zunächst, wie viele archivierte Nachrichten sich in der Demo befinden (Abb. 1). Wenn ich eine Suche ohne Kriterien durchführe, erfahre ich in wenigen Sekunden, dass sich insgesamt 5.036 Elemente im Archiv befinden.
Abb. 1: Suchoberfläche in der Personal Archive-Demo.
Um die Suchergebnisse auf die relevantesten Elemente zu begrenzen, füge ich Kriterien hinzu. Wenn ich zum Beispiel „confidential“ (vertraulich) als Suchbegriff eingebe und einen neuen Suchlauf starte, sinkt die Zahl der Ergebnisse von 5.036 auf nur noch 109 Elemente (Abb. 2). Die Funktion zum Hervorheben von Treffern funktioniert ähnlich wie in der Outlook-Suche: Instanzen des Wortes „confidential“ werden gelb hervorgehoben.
Abb. 2: Hinzufügen eines Suchbegriffs, um die Ergebnisse der Personal Archive-Suche in Proofpoint Archive weiter einzugrenzen.
Für komplexere Suchen mit mehreren Suchbegriffen kann ich mit dem intuitiven Keyword Builder-Tool BELIEBIGE oder ALLE Elemente (Wörter) in die Suche aufnehmen oder Wörter von der Suche auszuschließen. Abb. 3 unten zeigt die Konfiguration, mit der im Keyword Builder nach Nachrichten gesucht werden kann, die die Wörter „confidential“ (vertraulich), „acquisition“ (Übernahme) und „merger“ (Fusion) enthalten, nicht aber das Wort „California“ (Kalifornien).
Abb. 3: Konfigurieren der Suche mit mehreren Wörtern im Keyword Builder.
Um die Ergebnisse weiter einzugrenzen, können zahlreiche weitere Kriterien hinzugefügt werden. Nehmen wir an, ich möchte die bestehende Suche nach dem Wort „confidential“ weiter verfeinern, indem ich mich auf Nachrichten konzentriere, die ich nur in diesem Jahr erhalten habe.
Dann würde ich zuerst auf „Senders/Recipients“ (Absender/Empfänger) klicken und meinen Namen im Feld „Recipient“ (Empfänger) eingeben. Je mehr Zeichen ich eingebe, desto kleiner wird die Liste der Empfänger. Sobald ich meinen Namen sehe, wähle ich ihn mit einem Klick aus und wende meine Auswahl dann an.
Als Nächstes gebe ich Datumskriterien ein. Dieser Teil des Suchworkflows macht die Eingabe von Datumsbereichen extrem einfach. Da ich mich auf Nachrichten konzentrieren möchte, die ich 2024 erhalten habe, klicke ich auf „Date Range“ (Datumsbereich). Dann wähle ich die Option „This year“ (Dieses Jahr) aus. Daraufhin wird das Feld „Date Range“ (Datumsbereich) automatisch mit der korrekten Suchbegriffssyntax für den Zeitraum 1. Januar 2024 bis 12. Dezember 2024 (Tag der Erstellung des Screenshots) ausgefüllt (Abb. 4). Wenn ich auf „Save“ (Speichern) klicke, werden die Kriterien gespeichert und ich kann nun meine iterative Suche durchführen.
Abb. 4: Festlegen eines Datumsbereichs für die Suche.
Wenn ich die Suche mit allen zusätzlichen Kriterien starte, sehe ich innerhalb von Sekunden, dass die Zahl der Ergebnisse von 109 auf nur noch 11 Einträge sinkt (Abb. 5). Wenn ich diese Suche regelmäßig durchführen werde, kann ich sie speichern und später ohne erneute Konfiguration erneut starten. Sofern Sie für die Suche keine statische Datumsbereichsoption wie „Today“ (Heute) auswählen, werden die Ergebnisse je nachdem, wann Sie die Suche tatsächlich durchführen, entsprechend aktualisiert.
Abb. 5: Weiteres Reduzieren der Anzahl der Suchergebnisse mithilfe von Empfänger- und Datumsbereichskriterien.
Dieses Beispiel hat Ihnen Folgendes demonstriert:
- Wie Sie eine Suche ohne Kriterien durchführen, um die Anzahl aller Elemente im Archiv anzuzeigen
- Wie Sie eine Suche mit einem einzelnes Suchbegriff als Kriterium eingrenzen
- Wie Sie eine iterative Suche mit Empfänger- und Datumsbereichskriterien durchführen, um die Suchergebnisse weiter einzugrenzen
Die Konfiguration und Ausführung der Suchvorgänge und die Ausgabe der Ergebnisse für alle diese Schritte dauerten nur wenige Sekunden.
Fazit
Wenn Ihr Unternehmen Proofpoint Archive verwendet, fragen Sie, ob Sie Zugang zur Personal Archive-Suche erhalten können. Die Vorteile liegen auf der Hand. Sie wird Ihnen das Leben sehr erleichtern, wenn Sie nach älteren Daten suchen wollen (sofern diese noch nicht aufgrund der Datenspeicherungsrichtlinie Ihres Unternehmens gelöscht wurden).
Proofpoint Archive bietet Ihnen nahtlosen Zugriff auf ältere E-Mails und kann Ihnen dabei helfen, ohne Einschränkungen nach E-Mails zu suchen und E-Mails abzurufen, wenn Ihr Unternehmen die Postfächer verwaltet. Darüber hinaus bietet es leistungsstarke Suchfunktionen für Endnutzer, die durch ein finanziell abgesichertes Service-Level-Agreement (SLA) unterstützt werden. Sie erhalten die Suchergebnisse in Sekundenschnelle – garantiert.
Wenn Sie noch nicht mit Proofpoint Archive arbeiten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, es kennenzulernen. Fragen Sie Ihren Proofpoint-Spezialisten für Digital Communications Governance (DCG) bzw. Ihren Account Manager nach einem zeitlich begrenzten Promotion-Angebot, mit dem Ihre Migration zu Proofpoint Archive noch einfacher wird.
Wenn Sie Proofpoint Archive zuerst in Aktion erleben möchten, fordern Sie eine Demo an.
