Führender Anbieter für erneuerbare Energie erreicht mit Proofpoint gesetzliche Compliance und Zeiteinsparungen
Die Herausforderung
- Archivierung von E-Mail-Kommunikation entsprechend gesetzlichen Anforderungen
- Unterstützung des HR-Teams, um Effizienz und Flexibilität zu gewährleisten
- Reibungsloser Betrieb der bestehenden IT-Umgebungen
Die Lösung
- Proofpoint Archive
Die Ergebnisse
- Flexible Cloud-basierte Archivierungslösung, die Beweiserhebungsverfahren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht
- Optimierte Archivierung, die das Risiko von Geldbußen und Rufschäden reduziert
- Interoperable Lösung, die sich reibungslos mit der vorhandenen Umgebung integriert
Die Herausforderung
Ein weltweites Vorbild bei grüner Energie
Wachstum und Innovation sind ein zentraler Bestandteil der Kultur bei RWE. In den Jahren 2024 bis 2030 will das Unternehmen weltweit 55 Milliarden Euro in Offshore- und Onshore-Wind, Solarenergie, Speichertechnologien, flexible Erzeugung und Wasserstoffprojekte investieren. Bis Ende dieses Jahrzehnts wird das grüne Portfolio von RWE auf mehr als 65 Gigawatt an Erzeugungskapazität wachsen. Dies wird perfekt durch den globalen Energiehandel ergänzt. Das erklärte Ziel ist, bis 2040 Klimaneutralität zu erreichen.
Damit das Unternehmen diese ambitionierten Ziele erreichen kann, muss Paul Beddoe, Head of Workplace Technology bei RWE, nicht nur den reibungslosen Betrieb der unternehmenseigenen IT-Architektur gewährleisten, sondern auch sorgfältig seine Prozesse dokumentieren, um Compliance-Vorschriften einzuhalten.
„Wir möchten für unsere weltweite RWE-Umgebung sichere und stabile Kerninfrastrukturen und Endpunktverwaltungslösungen bereitstellen“, so Beddoe. „Ähnlich wie zum Beispiel Banken sind wir im Handelsbereich gesetzlich verpflichtet, Gespräche und E-Mail-Austausch zu Geschäften und anderen Transaktionen aufzuzeichnen und aufzubewahren.“
Als RWE Möglichkeiten zur effizienteren Gestaltung seiner Archivierungs- und Compliance-Prozesse auslotete, suchte das Unternehmen nach einer flexiblen Lösung, die sich nahtlos mit den bestehenden Produktivitätsanwendungen und Kommunikationsprozessen integriert.
Paul Beddoe, Head of Workplace Technology, RWE
Die Lösung
Cloud-basierte Compliance
Vor zehn Jahren evaluierte RWE die verfügbaren Optionen und entschied sich für Proofpoint Archive. Das Unternehmen hat die Entscheidung nicht bereut. Proofpoint Archive ist Bestandteil der Proofpoint Intelligent Compliance-Produktfamilie und vereinfacht Beweiserhebungsverfahren, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Datenzugriff für Unternehmensanwender. Die Lösung ermöglicht das schnelle und bedarfsgerechte Erfassen, Suchen und Abrufen von Daten. Dank der Flexibilität und Anpassbarkeit der Lösung kann das weltweit tätige Unternehmen Richtlinien erstellen und durchsetzen sowie Prozesse für bestimmte Vorschriften und Regionen überprüfen.
„Wir archivieren unsere Microsoft 365-Postfächer, weil wir gesetzlich dazu verpflichtet sind“, erklärt Beddoe. „Dabei nutzen wir primär die integrierten Archivierungsfunktionen für Suche, Legal Hold und Exporte. Durch Proofpoint erhalten wir die Flexibilität, die wir benötigen, um die Anforderungen in den verschiedenen Regionen einhalten zu können.“
„Unser HR-Team verfügt über rollenbasierte Zugriffsrechte, mit denen die Mitarbeiter auf Proofpoint Archive zugreifen und ihre jeweiligen Aufgaben erledigen können“, berichtet Beddoe. „Das Team ist mit der Lösung und der Bedienung sehr vertraut. Das gilt auch für unsere Compliance-Teams. Sie haben Zugriff auf die Lösung und können E-Mails für sehr konkrete Anwendergruppen abrufen.“
Die Ergebnisse
Ein Lösung, die ständig weiterentwickelt wird, um sich ändernde Anforderungen zu erfüllen
Mit Proofpoint Archive erhält RWE die umfassenden Möglichkeiten, die das Unternehmen benötigt, um die Compliance-Anforderungen unterschiedlicher Teams und Prozesse zu erfüllen.
„Proofpoint bietet die Einfachheit, die wir benötigen, um unser primäres Kommunikationsmittel – E-Mails – vollständig abzudecken“, so Beddoe. „Die Lösung verarbeitet und archiviert jeden Tag fast 12.000 Nachrichten. Das entspricht mehr als 2,3 GB an Daten. Wir setzen Proofpoint weiterhin ein, weil wir sehr zufrieden sind und keinen Grund haben, die Lösung zu wechseln.“
Im Rahmen der Maßnahmen zur kontinuierlichen Steigerung der Effizienz trifft sich RWE außerdem regelmäßig mit dem Kunden-Support-Team von Proofpoint, um sich über Möglichkeiten zur weiteren Optimierung der Lösung auszutauschen. Beddoe und sein Team lassen sich häufig bei der Konfiguration beraten und erhalten auch Empfehlungen zu neueren Proofpoint-Funktionen.
„Die Meetings zu den Zustandsprüfungen in unserem Unternehmen bieten hervorragende Einblicke in unseren Status und dazu, was genutzt wird“, berichtet Beddoe. „Ich finde diese Meetings wirklich hilfreich.“
Beddoe ist auch von der Zuverlässigkeit der Lösung beeindruckt. In den vergangenen zehn Jahren lief Proofpoint Archive bei RWE ohne Probleme.
„Das Produkt funktioniert einfach“, freut sich Beddoe. „Wir haben andere Produkte, die regelmäßig aktualisiert werden müssen und unser Eingreifen erfordern. In einigen Fällen bleiben die Probleme sogar nach der Aktualisierung bestehen und es werden Notfallbehebungen veröffentlicht. Bei Proofpoint Archive haben wir das noch nie erlebt.“
Da die Archivierungslösung reibungslos läuft, zieht RWE jetzt die Implementierung der renommierten Lösung Proofpoint Email Protection in Betracht. Dieses E-Mail-Gateway kann als Cloud-Dienst oder lokal bereitgestellt werden und nutzt Machine Learning, um Bedrohungen wie BEC-Angriffe (Business Email Compromise) zu erkennen und zu blockieren. Beddoe und sein Team hoffen, bei Proofpoint Email Protection an den Erfolg im Bereich Compliance und das Sicherheitsgefühl bei der Archivierung der E-Mail-Kommunikation anzuknüpfen.