Como trabajador del conocimiento desde hace mucho tiempo, necesito realizar un seguimiento de mis mensajes y contenido. Para ello, confío en un sistema de correo electrónico corporativo para mis mensajes de correo electrónico y en un sistema de archivos independiente para el correo electrónico y el contenido heredados. En las últimas décadas, he utilizado varios sistemas con distintos grados de satisfacción. En la actualidad, tengo la suerte de utilizar los que considero los mejores sistemas del mercado: el correo electrónico de Microsoft 365 (Exchange) y Proofpoint Archive.
En esta entrada del blog, ofrezco una perspectiva interna sobre por qué Proofpoint Archive funciona tan bien para los empleados, destacando tres de sus principales ventajas.
1: Acceso al correo electrónico sin problemas
Cuando empecé a trabajar en Proofpoint, el primer caso de éxito de un cliente que leí fue sobre una empresa de servicios financieros. Sorprendentemente, la razón principal por la que eligieron Proofpoint no estaba relacionada con el descubrimiento electrónico o la supervisión, sino porque querían proporcionar a sus empleados un acceso sin interrupciones al correo electrónico heredado. Sin embargo, su archivo actual convirtió este proceso en complejo, engorroso y lento.
El modelo de negocio del cliente se basaba en la adquisición de empresas y la creación de filiales. Durante ese proceso, también adquirieron diferentes sistemas de correo electrónico. Proofpoint les facilitó la introducción de datos heredados de diferentes sistemas de correo electrónico en un archivo de correos electrónicos centralizado y la proporción de dichos datos para que los nuevos empleados pudieran acceder a ellos de forma segura y sin problemas.
Si has participado en una adquisición o fusión, y tu nueva empresa permite el acceso a los datos heredados, Proofpoint puede ayudarte a organizar emails y a optimizar y simplificar el acceso a tu correo electrónico heredado. Además, incluye flujos de trabajo potentes e intuitivos que puedes utilizar para buscar en tu archivo, y aporta resultados en solo unos segundos. Este nivel de rendimiento está garantizado por un acuerdo de nivel de servicio respaldado económicamente.
2: Superación de las limitaciones de búsqueda y recuperación
En Proofpoint, conservamos una ventana de correo electrónico de dos años consecutivos en Microsoft 365. Al igual que otras empresas que disponen de estas ventanas de correo electrónico continuas, estamos trabajando en reducir la superficie de ataque y la exposición al riesgo potencial de nuestro sistema de correo electrónico y reducir el almacenamiento necesario en la nube para admitirlo, lo que también implica que tendremos menos datos en nuestro inquilino para realizar copias de seguridad. Además, esto también significa que la fecha del correo electrónico más antiguo al que puedo acceder es únicamente a los dos años previos a la fecha actual.
He trabajado para Proofpoint durante más de cuatro años y medio y, a veces, necesito consultar un correo electrónico de hace más de dos años. Por supuesto, ya no puedo acceder a él en Outlook, aunque no importa, ya que los diarios de Proofpoint Archive envían correos electrónicos desde Microsoft 365. Esto implica que puedo usar Personal Archive para acceder fácilmente a correos electrónicos previos a los dos años, siempre que aún se encuentren bajo nuestra política de conservación.
Si utilizas Proofpoint para archivar emails, puedes solicitar que se te proporcione Personal Archive para acceder al correo electrónico heredado, si la política de tu empresa lo permite. Así, podrás superar las limitaciones de búsqueda y recuperación que, por el contrario, se producen con la gestión tradicional de buzones de correo electrónico.
3: Búsqueda potente e intuitiva para el usuario final
Soy partidario de usar Outlook como portal en mi correo electrónico personal de casa y mi correo electrónico de trabajo de Microsoft 365. Sin embargo, nunca me han fascinado su capacidad de búsquedas nativas. Quizás se deba a que nunca he dedicado tiempo a aprender a manejar la búsqueda de Outlook en su totalidad desde que lo comencé a usar hace casi tres décadas. Por lo tanto, si necesito buscar mensajes de correo electrónico utilizando criterios diferentes de los remitentes o los destinatarios, utilizo directamente la búsqueda de Proofpoint Personal Archive. Me parece más rápido, flexible y fácil de usar.
Si quieres saber a qué me refiero, echa un vistazo al siguiente ejemplo, que es una demostración de Proofpoint Personal Archive.
Vamos a comenzar por comprobar cuántos mensajes archivados se muestran en la demostración (Figura 1). Si realizo una búsqueda sin especificar ningún criterio, en cuestión de segundos veo que hay un total de 5036 elementos en el archivo de correos electrónicos.
Figura 1. Interfaz de búsqueda para la demostración de Personal Archive.
Ahora, si quisiera limitar los resultados de la búsqueda a los más relevantes, añado criterios. Por ejemplo, si incluyo “confidential” (confidential) como palabra clave y vuelvo a realizar mi búsqueda, los resultados se reducen de 5036 elementos a solo 109 elementos (Figura 2). Ten en cuenta que la función de resaltado de coincidencias funciona de forma similar a la búsqueda de Outlook, ya que resalta en amarillo las apariciones de palabras como “confidential”.
Figura 2. Inclusión de una palabra clave para seleccionar los resultados de búsqueda en la demostración de Personal Archive.
Para realizar búsquedas más complejas con varias palabras clave, puedo utilizar una herramienta intuitiva de Query Builder que me permite incluir ANY ENTRIES (cualquier entrada) o ALL ENTRIES (todas las entradas o palabras) o excluir otras palabras de mi búsqueda. Consulta la Figura 3 para configurar una búsqueda en el Query Builder para mensajes que incluyen las palabras “confidential” (confidencial), “acquisition” (adquisición) y “merger” (fusión), pero excluyen la palabra “California”.
Figura 3. Uso de Query Builder para configurar fácilmente búsquedas con varias palabras.
También se pueden añadir muchos otros criterios para reducir aún más los resultados. Supongamos que quiero afinar la búsqueda actual de “confidential” centrándome en los mensajes que se me enviaron concretamente este año.
Primero, desplegaría “Senders/Recipients” (Remitentes/Destinatarios) y luego comenzaría a escribir mi nombre en el campo “Recipients” (Destinatarios). A medida que escriba más caracteres, la lista de destinatarios se reducirá. Y cuando veo mi nombre, simplemente hago clic para seleccionar y luego aplico mi selección.
A continuación, introduzco los criterios de fecha: esta parte del flujo de trabajo de búsqueda convierte a la introducción de intervalos de fechas en una tarea extremadamente fácil. Dado que quería centrarme en los mensajes que recibí este año (2024), amplío el rango de fechas haciendo clic en el campo “Date Range” (Rango de fechas). Selecciono el parámetro “This year” (Este año) y el campo “Date Range” se rellena automáticamente para mostrar del 1 de enero de 2024 al 12 de diciembre de 2024, utilizando la sintaxis de términos de búsqueda correcta (Figura 4). Al hacer clic en “Save” (Guardar), conservo los criterios y ahora puedo realizar mi búsqueda iterativa.
Figura 4. Especificación de un criterio de intervalo de fechas para la búsqueda.
Cuando inicio la búsqueda con todos los criterios adicionales, en cuestión de segundos, veo que los resultados se han reducido de 109 a solo 11 elementos (Figura 5). Y si se trata de una búsqueda que realizo de forma periódica, puedo guardarla y volver a realizar más tarde sin tener que volver a configurarla. A menos que los criterios de búsqueda definan un intervalo de fechas estático como “today” (hoy), los resultados se actualizarán en función del momento en que se realice realmente la búsqueda.
Figura 5. Más reducción de los resultados de búsqueda mediante la inclusión de criterios de destinatario e intervalo de fechas.
A lo largo de todo este ejemplo, pude mostrarte:
- Cuántos elementos hay en mi archivo mediante la realización de una búsqueda sin criterios, ideal para organizar emails
- Cómo restringir una búsqueda especificando una sola palabra clave como criterio
- Cómo realizar una búsqueda iterativa con criterios de destinatario y fecha para limitar aún más mi búsqueda
Para todos estos pasos, solo me llevó unos segundos configurar las búsquedas, realizarlas y recibir los resultados.
Conclusión
Si tu empresa utiliza Proofpoint Archive, consulta si se te puede proporcionar Personal Archive. Los beneficios clave son evidentes. Te ayudará enormemente cuando desees archivar correo electrónico, organizar correo o buscar datos heredados que aún se encuentren bajo la política de conservación de tu empresa.
Archive te proporciona un acceso sin problemas al correo electrónico heredado. Puede ayudarte a superar las limitaciones de búsqueda y recuperación cuando tu empresa utiliza la gestión de buzones de correo electrónico. Y te proporciona potentes capacidades de búsqueda de usuarios finales que están respaldadas por un acuerdo de nivel de servicio desde el punto de vista económico. Te garantizo que obtendrás la búsqueda en cuestión de segundos, incluso al organizar correo electrónico archivado.
Si a día de hoy no utilizas Proofpoint Archive, ahora es el momento de descubrirlo. Pregunta a tu especialista o gestor de cuentas de Proofpoint Digital Communications Governance (DCG) para obtener más información sobre una promoción por tiempo limitado que hará que tu migración a Proofpoint Archive sea aún más fácil que antes.
¿Quieres ver primero Proofpoint Archive en acción? Solicita una demostración.
