Una delle cose che apprezzo in quanto professionista della sicurezza informatica è sapere che la mia azienda contribuisce a proteggerne altre dai criminali che cercano di approfittarsene. Ad ogni evento a cui partecipo, i clienti mi spiegano che le nostre soluzioni li hanno aiutati numerose volte a fare una bella impressione con la loro dirigenza. Ma molte di queste stesse persone potrebbero svolgere un’attività che potrebbe rovinare tutti questi sforzi. Potresti trovarti in una situazione simile senza saperlo. Oggi affronteremo proprio questo tema: le misure che puoi adottare per ridurre le probabilità che le tue email transazionali abbiano un impatto sui messaggi generati dagli utenti.
In questo articolo, partiamo dal principio che tu già sappia cosa sono le email transazionali. Tuttavia, se desideri comprendere meglio questo argomento, incluso come le email transazionali vengono generate e perché sono così importanti, leggi l’articolo del nostro blog “Email transazionali: spiegazioni e best practice”.
Tre metodi per la trasmissione delle email transazionali
Iniziamo esplorando i tre diversi metodi per la trasmissione delle email transazionali.
1. Agent di trasferimento delle email on premise
Microsoft Exchange è un esempio di una soluzione on premise che può essere utilizzata per la trasmissione delle email transazionali. L’utilizzo di questo tipo di soluzione pone diversi problemi. In primo luogo, la gestione dei server fisici e delle licenze necessarie può essere costosa. Inoltre, quando la soluzione giunge a fine vita, l’assistenza diventa un problema. Inoltre, questo metodo solitamente non è in linea con il desiderio di un’azienda di migrare questo tipo di funzioni nel cloud. Dal momento che non è richiesta alcuna autenticazione per inviare messaggi tramite il nome dell’host, quest’ultimo può essere sfruttato dai criminali informatici.
2. Fornitore di servizi email
I fornitori di servizi email sono terze parti che possono trasmettere email transazionali per conto di un’azienda. Questo metodo è molto diffuso perché è poco costoso. Sfortunatamente, questo significa anche che spesso viene preso di mira. I criminali informatici possono facilmente registrare account per lanciare attacchi o violare account esistenti. Se dei criminali informatici violano l’infrastruttura autorizzata del tuo fornitore di servizi email autorizzato (o account del proprietario delle applicazioni) a monte, possono inviare email dannose per tuo conto. Quel che è peggio è che probabilmente queste verranno probabilmente distribuite, perché saranno convalidate dal processo di autenticazione delle email.
3. Invio di email transazionali tramite i tuoi Indirizzi IP di invio generati dagli utenti
Questo è il metodo più pericoloso. Nella maggior parte dei casi, i rischi superano di gran lunga la convenienza e il potenziale risparmio. L’email è uno dei mezzi di comunicazione aziendale più critici. Eventuali problemi causati da un’applicazione o da terzi che inviano email per tuo conto potrebbero mettere in pericolo questi indirizzi IP di invio. In effetti, questo metodo è così pericoloso che molti fornitori di servizi email impediscono alle aziende di utilizzarlo nelle loro condizioni di utilizzo.
Di seguito i problemi principali legati a questo metodo:
- Il volume di email transazionali inviate è solitamente molto più elevato. Ciò può avere un impatto sulle prestazioni e ritardare la distribuzione di email strategiche.
- I messaggi inviati tramite un “relay aperto” possono portare all’inserimento nelle liste di blocco. Permettendo a terze parti di inviare email per tuo conto, potresti creare un “relay aperto”. Se questo venisse sfruttato, i tuoi indirizzi IP di invio principali potrebbero essere inseriti in liste di blocco.
- Gli indirizzi inseriti in una lista di blocco possono interrompere le attività aziendali. Che gli elevati volumi di traffico siano il risultato di una violazione o semplicemente di un’applicazione non autorizzata, l’inserimento dei tuoi indirizzi in una lista di blocco può mettere a rischio tutte le operazioni della tua azienda.
Quest’ultimo punto è il più preoccupante. Non desideri trovarti nella situazione in cui tutte le tue email vengono bloccate per colpa di un problema legato alle tue email transazionali. Ma credimi, può accadere. Qualsiasi pensiero legato ai risparmi in termini di costi passerà in secondo piano dall’urgenza di far ripartire rapidamente il flusso delle email.
Qual è il metodo migliore?
L’invio di email transazionali da un ambiente email dedicato è di gran lunga il metodo migliore.
In questo caso, utilizzi un ambiente gateway dedicato appositamente progettato per l’inoltro delle email transazionali. Ottieni anche un controllo centralizzato su tutte le email generate dalle applicazioni, sia che siano state create internamente o da partner terzi che inviano messaggi per tuo conto. Questa separazione protegge gli indirizzi IP che utilizzi per inviare le email generate dagli utenti.
Una best practice consiste nel separare le email generate dagli utenti dalle email transazionali.
Hai bisogno di aiuto per creare il tuo ambiente di invio di email transazionali?
Non tutte le soluzioni offrono lo stesso livello di sicurezza. Proofpoint è un leader del settore delle email e della sicurezza delle email. Disponiamo delle risorse, della tecnologia e delle competenze necessarie per aiutarti a separare e proteggere le tue email transazionali. Possiamo così aiutarti a aggiungere un livello di protezione tra le email generate dalle tue applicazioni e i destinatari di queste email, senza sacrificare la sicurezza. Grazie alla nostra soluzione cloud Proofpoint Secure Email Relay (SER) il processo è più rapido ed economico di quanto ci si possa aspettare.
La soluzione Proofpoint SER permette alle fonti autenticate di inviare email per l’inoltro. A questo punto, tutti i messaggi vengono analizzati alla ricerca di contenuti dannosi e virus per verificare la loro integrità prima di essere inviati. Oltre all’analisi antivirus e antispam, i messaggi ottengono anche una firma DKIM per prevenire il furto d’identità, supportare le iniziative DMARC e incrementare il i tassi di recapito.
Inoltre, Proofpoint SER può aiutarti a gestire le tue liste di disiscrizione e persino inserire un link di disiscrizione nell’intestazione delle tue email per soddisfare i nuovi requisiti di disiscrizione con un clic introdotti da Google/Yahoo e Apple. Sono disponibili anche componenti aggiuntivi di prevenzione della perdita di dati (DLP) e crittografia, per impedire agli utenti di inviare contenuti sensibili e aggiungere un ulteriore livello di sicurezza ai messaggi prima dell’invio.
Godi dei vantaggi di Proofpoint SER
Con Proofpoint SER, la tua azienda dispone di una soluzione centralizzata per gestire meglio tutte le applicazioni e i partner SaaS terzi che inviano email dal tuo dominio. In caso di violazione di una di queste fonti, hai il controllo necessario per metterle immediatamente fuori uso. Ciò è importante soprattutto per le applicazioni di terze parti che tradizionalmente non erano sotto il tuo controllo, ma che potrebbero causare danni significativi alla tua identità email e al tuo marchio.
Sia che desideri separare le tue email transazionali, sia che voglia dismettere i tuoi relay on premise, adottare DKIM o rafforzare il controllo sulle email inviate dalle applicazioni, Proofpoint Secure Email Relay può essere la soluzione che stavi aspettando. Per una rapida panoramica sul suo funzionamento, guarda il nostro video: “What is Secure Email Relay?”.