Qu’est-ce que le contrôle de conformité ?

Alors que la technologie continue d’envahir la productivité des entreprises, les procédures et la vie quotidienne des consommateurs, les normes de conformité se sont étendues pour protéger les données et préserver la vie privée des utilisateurs.

La complexité croissante des réglementations et des exigences de conformité oblige les organisations à surveiller l’infrastructure pour détecter toute violation. Les solutions de contrôle de conformité analysent les ressources pour s’assurer que la protection des données respecte les normes et que les opérations commerciales remplissent leurs obligations.

La plupart des organismes de réglementation aux États-Unis et au Royaume-Uni exigent un contrôle de conformité sous une forme ou une autre. Par exemple, la Financial Conduct Authority britannique exige la preuve d’un plan de contrôle de conformité avant toute autorisation sur le marché financier.

Un simple contrôle n’est pas suffisant pour la plupart des organisations, qui ont besoin d’une compréhension approfondie des exigences et d’une surveillance constante de la manière dont les données sont traitées et manipulées. L’infrastructure continue de se développer, et la surveillance est le seul moyen de suivre tous les changements et les risques.

Même lorsque les réglementations n’exigent pas de surveillance, les organisations y ont recours pour éviter de lourdes amendes en cas de violation. Les organismes de réglementation imposent des amendes importantes pour de simples violations qui s’accumulent à chaque compromission en raison de l’incapacité de l’organisation à mettre en place des protections adéquates.

Pour chaque violation enregistrée, l’organisation pourrait accumuler des millions d’amendes. Les amendes ne sont pas le seul problème. Une organisation peut être confrontée à des litiges et être obligée de payer des règlements monétaires s’il s’avère que des processus d’affaires violent les normes.

En général, une organisation fait appel à une équipe d’experts pour contrôler les procédures afin de garantir la conformité, mais certains contrôles peuvent être automatisés. En utilisant la surveillance manuelle et automatisée, une organisation peut s’assurer que la confidentialité des données est maintenue et que les normes de conformité sont respectées pour chaque norme réglementaire que l’organisation doit suivre.

Pour les agences gouvernementales, la surveillance est cruciale pour protéger les données du secteur public. De nombreux acteurs de la menace parrainée par l’État ciblent les agences gouvernementales, et cela peut être dévastateur pour le public. La plupart des pays définissent des réglementations et des normes de protection des données pour les entités gouvernementales afin de protéger les employés et les données des utilisateurs contre les accès non autorisés provenant d’attaques parrainées par l’État.

Il est difficile de surveiller les infrastructures gouvernementales lorsque la plupart d’entre elles sont héritées de quantités massives de données qui s’étendent sur des décennies. Le contrôle de conformité gouvernemental permet de déceler des vulnérabilités et des erreurs dans la manière dont les employés et les fonctionnaires traitent les données.

Comme les données gouvernementales sont généralement stockées dans plusieurs systèmes anciens, la surveillance est effectuée manuellement et automatiquement pour trouver les cas où les acteurs de la menace peuvent obtenir un accès non autorisé. Elle révèle également les cas où les données pourraient être mal gérées, donnant ainsi aux menaces internes l’occasion de voler ou de divulguer des données de manière inappropriée à un tiers.

Le secteur public étant souvent soumis à des inspections, la surveillance permet de s’assurer que l’agence passe la prochaine inspection. Par exemple, l’Agence américaine de protection de l’environnement (EPA) inspecte les organisations pour vérifier les dispositifs de contrôle de la pollution, les conditions d’exploitation et la composition des matériaux. Les entretiens consistent à examiner les dossiers, à parler aux représentants du site, à prendre des photos et à observer les opérations du site.

Un système gouvernemental de contrôle de conformité garantit le bon déroulement de cet audit et la réussite de l’organisme, évitant ainsi de lourdes amendes pour non-conformité.

L’organisation doit adopter une approche collaborative pour contrôler la conformité, mais la plupart des utilisateurs ont besoin de conseils. Selon l’organisation, la surveillance de la conformité peut être gérée par une personne en interne ou planifiée et supervisée par une équipe de consultants tiers.

Que ce soit en interne ou par l’intermédiaire d’un tiers, les employés et la direction doivent être impliqués dans l’ensemble du processus.

Les employés doivent être sensibilisés à l’importance de la conformité et à la manière d’appliquer des procédures conformes à la réglementation. Des employés informés sont responsables de la conformité et doivent rendre des comptes à leurs supérieurs. Les responsables contrôlent occasionnellement les employés pour s’assurer qu’ils respectent toujours les règles de conformité.

Les grandes entreprises créent un rôle spécifique pour le contrôle de la conformité, généralement soutenu par une société de conseil tierce pour s’assurer que toutes les exigences sont respectées. Ce rôle est essentiel dans les institutions financières où la FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) définit le suivi de ses exigences réglementaires.

Les normes de conformité sont souvent mises à jour et modifiées au fil des ans. Le rôle d’un responsable de la conformité consistera donc à se tenir au courant des derniers changements.

Le contrôle de la conformité nécessite un plan et d’une équipe adéquate pour le mettre en œuvre. Avant de créer un plan, l’organisation doit identifier tous les risques liés à l’infrastructure et aux pratiques commerciales.

Les organismes de réglementation élaborent des normes pour protéger les données, mais vous devez savoir quelles zones du réseau sont à risque pour les mettre en œuvre. Ce profil de risque peut ensuite être utilisé pour élaborer un plan de contrôle de conformité adapté aux besoins de l’entreprise.

Le contrôle de l’organisation nécessite des tests complets. Votre plan doit donc détailler ce qui sera fait pour auditer et examiner toutes les procédures et les données. La surveillance est généralement une combinaison d’audits manuels et d’analyses automatisées qui détectent les manquements au stockage de données conformes à la réglementation.

Un plan de contrôle de conformité devra :

• Décrire les procédures de test et tout programme automatisé qui trouve des erreurs
• Définir qui sera chargé de superviser la mise en œuvre de la conformité
• Déterminer la fréquence des tests
• Couvrir tous les contrôles d’audit et de journalisation utilisés pour les tests

La priorité est donnée aux ressources qui présentent le plus grand risque. Par exemple, les données financières présentent un risque plus élevé et doivent donc être mieux protégées qu’une imprimante de bureau. L’imprimante doit toujours être protégée contre les écoutes, mais le système financier est une cible plus précieuse pour les attaquants. Les violations de données réussies contre un système financier ont également des conséquences plus graves.

Les rapports sont également nécessaires pour le suivi. Un responsable de la conformité suivra les problèmes à l’aide de rapports d’analyses automatisées et modifiera les procédures si nécessaire. Le responsable de la conformité travaille avec une équipe d’évaluation des risques afin que la surveillance couvre tous les aspects de l’infrastructure de l’entreprise.

Les normes de conformité étant en constante évolution, le responsable de la conformité et son équipe modifient les politiques chaque année. Lorsque les organismes de réglementation apportent des modifications aux politiques, l’organisation dispose d’un délai déterminé - parfois des années - pour appliquer les mises à jour au système. Les solutions de surveillance doivent être suffisamment souples pour évoluer en fonction des nouvelles directives.