Qu’est-ce que la conformité réglementaire ?

La conformité réglementaire est un ensemble de règles que les organisations doivent suivre pour protéger les informations sensibles et la sécurité des personnes. Pour toute entreprise qui travaille avec des actifs numériques, des données de consommateurs, des réglementations sanitaires, la sécurité des employés et des communications privées est soumise à la conformité réglementaire. Les organisations qui ne s’y conforment pas risquent de se voir infliger des amendes pour infraction et de perdre d’importantes relations avec leurs fournisseurs.

La plupart des organisations redoutent les nombreuses procédures nécessaires pour assurer la conformité réglementaire, mais ces règles profitent souvent aux entreprises de plusieurs façons. Elles aident à définir les données qui pourraient être une cible pour les pirates, et les normes définissent ce qui doit être fait pour protéger ces données contre les cyber attaques. Avec des normes de conformité appropriées en place, une organisation peut mieux se protéger contre les violations de données coûteuses.

Le respect des règles de conformité contribue également à l’intégrité et à la fiabilité des données. Si de nombreuses réglementations se concentrent sur la protection des données, certaines règles garantissent également la continuité des activités afin que votre organisation puisse réagir rapidement en cas de catastrophe, tant physique que virtuelle. En outre, les normes sont précieuses pour les employés et les clients, car elles améliorent l’éthique du fonctionnement de l’organisation et du stockage des données.

En général, les organisations doivent respecter plusieurs lois fédérales, étatiques et locales, mais certaines réglementations sont spécifiques à un secteur. Par exemple, le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est spécifique aux organisations de soins de santé. Si vous stockez des informations relatives aux soins de santé, votre organisation est soumise à la réglementation HIPAA, mais si elle ne le fait pas, elle n’est pas soumise aux règles de conformité HIPAA.

Même si votre organisation n’est pas soumise à une norme réglementaire, elle respecte probablement la conformité pour au moins une d’entre elles. Il incombe à l’organisation d’identifier toutes les normes réglementaires du secteur qui supervisent le stockage et l’accès à ses données.

Si vous ne suivez pas les normes réglementaires, cela pourrait coûter à votre organisation des millions de dollars en amendes pour violation. Non seulement les normes de conformité sont nécessaires à la protection des données, mais elles doivent être respectées pour éviter d’affecter le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Le business et la conformité réglementaire ne sont pas toujours sur la même longueur d’ondes, il est donc essentiel de comprendre pourquoi votre entreprise doit rester au courant des différentes lois qui régissent votre secteur. Le respect des normes réglementaires présente plus d’avantages que le simple fait d’éviter les amendes. La conformité réglementaire apporte également une stabilité financière et contribue à la continuité de l’activité.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez vous concentrer sur la conformité réglementaire lorsque vous construisez une infrastructure et concevez des normes d’entreprise autour de vos actifs et données numériques :

• Sécurité financière : La non-conformité peut coûter à votre organisation des millions de dollars d’amendes après une violation de données. Par exemple, la non-conformité a coûté 11,39 milliards de dollars aux organisations bancaires en 2020, une somme importante pour une seule erreur.
• Éviter les poursuites judiciaires : Vous laissez votre organisation grande ouverte à de futures poursuites judiciaires après une violation de données en raison de la non-conformité. Toute poursuite intentée contre une organisation après une violation de données pourrait couter des millions de dollars.
• Continuité des activités : De nombreuses réglementations garantissent que votre organisation peut se rétablir et maintenir ses activités en cas de catastrophe. En l’absence de réglementation, un seul incident majeur pourrait entraîner la faillite de votre organisation en termes d’amendes, de temps d’arrêt et de perte de revenus.
• Protection de la réputation de votre marque : Une autre incidence majeure sur les revenus est l’atteinte à la réputation de la marque après une violation importante des données. Votre organisation pourrait subir une perte importante de revenus d’abonnement (si elle offre des services) ou une baisse des ventes de produits après que les clients ont perdu confiance en votre marque et ne veulent plus acheter chez vous.
• Défense contre les pirates informatiques : Le côté numérique de la conformité réglementaire protège vos données sensibles contre une violation des données. Les normes de cybersécurité protègent vos données contre les pirates, les malwares, les utilisations abusives et les menaces internes, afin que les employés ne divulguent pas de données par inadvertance.

Lorsque les organisations ignorent les réglementations locales, fédérales et nationales, elles s’exposent à de nombreuses poursuites et à de lourdes amendes. Une négligence grave peut entraîner des peines de prison pour les personnes impliquées et des pertes commerciales permanentes. Elles peuvent également entraîner la faillite et la fermeture de l’entreprise. Il vaut la peine de veiller à ce que votre entreprise respecte toutes les règles de conformité nécessaires et mette en œuvre les normes appropriées.

Le coût moyen d’une violation de données en 2021 était de 4,24 millions de dollars par incident. Un seul incident peut avoir un impact significatif sur les finances de votre organisation, surtout s’il s’agit d’une petite entreprise qui essaie de se développer. L’atteinte à la marque coûte une perte de chiffre d’affaires imprévue qui bloque la croissance de l’entreprise et affecte la continuité.

Les répercussions négatives de la perte de confiance vont au-delà de la rétention et de la fidélisation des clients, puisqu’elles affectent la confiance des fournisseurs et des employés. Elle peut nuire à votre capacité à obtenir des biens, des services et des financements de la part des fournisseurs. Les employés peuvent quitter l’entreprise après une violation importante des données, surtout si la perte de données concerne leurs propres données privées. Par la suite, l’atteinte à la marque peut affecter la capacité de votre organisation à attirer de nouveaux talents.

En ce qui concerne les réglementations telles que l’HIPAA, la non-conformité pourrait signifier la perte du soutien des compagnies d’assurance et de la possibilité d’accepter les paiements des patients qui utilisent ces régimes d’assurance spécifiques. Cette pénalité aurait un impact sur vos revenus en limitant les patients que vous pouvez voir. De nombreuses normes de réglementation financière vous soumettent à des pénalités similaires et éliminent les types de cartes de crédit que vous pouvez facturer pour les produits et services.

Après les pénalités de non-conformité, votre organisation doit consacrer beaucoup de temps à la récupération et à la correction des problèmes. Le remaniement de l’infrastructure et la modification de la façon dont vous exercez vos activités peuvent également être coûteux. Il s’agit de continuer à mener des activités dans un secteur où vous avez été jugé non conforme.

Comme nous l’avons vu, le secteur d’activité spécifique de votre entreprise détermine les normes de conformité réglementaire que vous devez respecter. Plusieurs normes peuvent régir la manière dont vous exercez vos activités et stockez vos données, mais vous devez toujours rechercher les exigences de conformité réglementaire qui ont un impact direct sur votre entreprise ou votre secteur. De nombreuses organisations ont besoin d’une consultation externe pour les aider à comprendre les normes de conformité réglementaire qui affectent leur activité et les processus commerciaux qui doivent être mis en place.

Voici quelques exigences de conformité réglementaire et les industries qu’elles supervisent :

• Sarbanes-Oxley (SOX) : Après le scandale d’Enron, la conformité SOX a été introduite pour superviser de manière générale la comptabilité interne des sociétés cotées en bourse. Un audit interne peut être nécessaire pour les organisations qui ne connaissent pas la SOX afin de s’assurer que les pratiques comptables sont conformes aux normes.
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) : Afin d’améliorer la sécurité et la gestion des données des patients, l’HIPAA supervise la manière dont les organisations de soins de santé stockent, consultent, gèrent et divulguent les données des patients.
• Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) : HITECH contrôle la façon dont les organismes de soins de santé travaillent avec les données numériques des patients, y compris la façon dont les données sont collectées, stockées et transférées.
• Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS) : Alors que la fraude par carte de crédit ne cesse d’augmenter, PCI-DSS aide les commerçants et les processeurs de paiement à stocker correctement les informations financières et à transférer les données sur Internet.
• Loi californienne de 2018 sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) : Pour mieux protéger les consommateurs californiens, l’État américain a adopté des normes réglementaires CCPA afin de garantir que toute entreprise travaillant avec des données de consommateurs californiens doit publier ouvertement la manière dont les entreprises travaillent avec les données des consommateurs et les retirer de son système par demande du consommateur.
• Règlement général sur la protection des données (RGPD) : Le RGPD (ou GDPR) est la version de l’Union européenne (UE) du CCPA. Le RGPD est un ensemble de règlements stricts qui donnent aux consommateurs de l’UE plus de contrôle sur la façon dont les entreprises stockent et utilisent leurs données. Toute organisation qui utilise les données des consommateurs de l’UE doit mettre en place des contrôles permettant aux consommateurs de faire supprimer leurs données sur demande.
• Loi sur les droits éducatifs et la vie privée des familles (FERPA) : Pour les établissements d’enseignement américains qui collectent des données sur les étudiants, la FERPA exige que les écoles protègent correctement les données des étudiants et mettent en place des contrôles pour empêcher les attaquants de voler les dossiers pédagogiques.
• North American Electric Reliability Corporation (NERC) : Les attaques commanditées par des États contre les infrastructures gouvernementales américaines sont en augmentation, et la NERC vise à protéger les entreprises de services publics et d’énergie pour qu’elles ne soient pas victimes de cybercriminels. Les normes aident les entreprises de services publics à réduire le risque de compromission et l’impact potentiel sur les résidents.

• Identifiez les exigences réglementaires qui encadrent chaque secteur d’activité : Avec un peu de recherche, vous pouvez déterminer quelles lois affectent votre organisation en fonction de l’emplacement et de votre secteur d’activité. Veillez à couvrir également les exigences de conformité réglementaire relatives à l’acceptation des paiements par carte de crédit si vous permettez aux clients de payer leurs produits et services en ligne.
• Déterminez les exigences pour chaque loi : Chaque loi a ses propres exigences de conformité en fonction de votre entreprise et de la façon dont vous faites des affaires. Identifiez les points sur lesquels vous respectez et ne respectez pas les exigences.

• Documentez vos procédures : Vous pourriez faire l’objet d’un audit à l’avenir. Une bonne documentation explique comment vos procédures commerciales respectent les normes de conformité réglementaire afin d’éviter les amendes.
• Révisez et contrôlez régulièrement les normes : Le paysage de la cybersécurité évolue, tout comme les exigences réglementaires. Il est important de suivre l’évolution des normes de conformité pour s’assurer que vous restez en conformité.

L’un des principaux aspects de la conformité est la protection des actifs numériques. La cybersécurité est une composante essentielle de la conformité, mais c’est l’une des plus difficiles à comprendre pour les organisations et leur personnel opérationnel. Des organisations telles que le National Institute of Standards and Technology (NIST) aident à dissiper cette confusion afin que les administrateurs et autres parties prenantes clés puissent suivre des normes pour répondre aux exigences de conformité en matière de biens et de données numériques.

Il n’est pas rare que les organisations se concentrent sur d’autres aspects de la conformité réglementaire et ignorent l’importance des normes de cybersécurité définies pour les infrastructures. La conformité en matière de cybersécurité est axée sur la protection des données et de la vie privée des consommateurs, sur l’infrastructure permettant de stopper les menaces externes et internes, et sur l’éducation des employés pour s’assurer qu’ils sont conscients de l’importance de la confidentialité des données. Les journaux de surveillance et d’audit font souvent partie des exigences et permettent de s’assurer que les données sont correctement traitées. Il n’en reste pas moins que vous devez mettre en place plusieurs contrôles de cybersécurité pour que votre organisation soit conforme.

Certaines méthodes simples peuvent être utilisées pour maintenir votre organisation en conformité. Par exemple, l’installation d’un logiciel antivirus sur tous les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles répond aux exigences de plusieurs lois. Disposer d’une infrastructure de cybersécurité appropriée (par exemple, des pare-feu) pour stopper les attaques externes contribue également à la conformité. Ces deux stratégies ne constituent pas une méthode complète pour rester conforme, mais elles vous aident à démarrer.

Examinez toujours les normes relatives aux contrôles de cybersécurité et, si vous ne comprenez pas ces stratégies, faites appel aux vendeurs et aux prestataires extérieurs appropriés pour vous aider. Ces professionnels examineront votre configuration actuelle et concevront un plan pour mettre à jour vos contrôles actuels afin que vous puissiez rester conforme et éviter de lourdes amendes.

Avant de commencer à mettre en œuvre des normes de conformité au sein de votre organisation, il vous faut d’abord un plan. La formation fait généralement partie du plan, mais les experts en conformité élaboreront une stratégie que vous pourrez ensuite mettre en œuvre.

Voici quelques étapes pour mettre en œuvre un plan de conformité :

• Auditez votre environnement actuel : Évaluez les risques, identifiez les composants qui pourraient être à risque et trouvez les faiblesses de votre environnement actuel afin de pouvoir concevoir les futurs contrôles de cybersécurité.
• Engagez un responsable de la conformité : Pour une conformité permanente, vous avez besoin d’une personne qui sache examiner les réglementations actuelles et futures en matière de conformité et auditer votre organisation pour détecter toute erreur afin de la remettre en conformité avant de subir une violation de données.
• Maintenir les politiques : Une fois les politiques définies, les employés doivent les suivre pour rester en conformité. La gestion des politiques et la formation des employés sont souvent nécessaires pour s’assurer que chacun sait comment maintenir la conformité.
• Formation : Les employés ne peuvent pas assurer la conformité s’ils ne savent pas ce qu’implique la protection des données et la confidentialité. Il est important d’avoir un plan pour former les employés, actuels et futurs.
• Améliorations continues : Avec de nombreux plans, les faiblesses éventuelles peuvent être découvertes grâce aux leçons tirées après des problèmes majeurs. Votre plan de conformité doit être revu fréquemment afin de l’améliorer et de l’actualiser en fonction des derniers changements. Si votre organisation est victime d’une violation de données, utilisez les leçons apprises pour apporter des améliorations afin que les mêmes erreurs ne se répètent pas.

La conception, la planification et la mise en œuvre de programmes de conformité nécessitent l’aide de quelqu’un qui sait comment évaluer les risques et mettre en place les contrôles appropriés. Proofpoint peut vous aider à planifier des stratégies de conformité pour mieux éviter les lourdes amendes et les violations de données. Nous proposons des solutions qui vous aident à respecter plusieurs normes de conformité et vous donnent un meilleur contrôle des données et de la continuité des activités.