En un reciente artículo de eDiscoveryToday, una estadística me llamó la atención: el cerebro humano procesa las imágenes 60 000 veces más rápido que el texto, y el 90 % de la información que se transmite al cerebro es visual. La visualización de datos es, por tanto, una forma eficaz de mejorar la visibilidad y el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos durante el eDiscovery (descubrimiento electrónico).
Esto me llevó a escribir un artículo de blog en el que enlazaba las principales características integradas en Proofpoint Discover y el funcionamiento del cerebro humano. Voy a presentarle tres visualizaciones de datos únicas que aceleran el eDiscovery para nuestros clientes, entre otras ventajas.
1: Identificación de esquemas de comunicación con la vista "Network with List" (Red con lista)
Para comprender mejor el valor de nuestras funciones de visualización de datos, veamos el siguiente ejemplo de eDiscovery.
En entorno aislado (sandbox) de demostración, archivé 377 448 elementos de una gran variedad de tipos de datos de origen, desde correo electrónico hasta plataformas de colaboración y redes sociales. Si busco todos los elementos que contengan los términos "confidencial", "sensible", "reservado" o "interno" en todo el archivo, obtengo 3684 páginas con 55 259 resultados, como se muestra a continuación.
Muestra de resultados de la función de búsqueda de Proofpoint Archive.
Podría examinar manualmente esta sencilla lista de 55 259 resultados para establecer su relevancia (!). También puedo utilizar visualizaciones de datos para acelerar la identificación de patrones, elementos de interés y otra información.
Cambiemos el modo de visualización de los resultados de “List” (Lista) a “Network with List” (Red con lista). Esto revela inmediatamente una perspectiva distinta sobre los patrones de comunicación que podrían requerir una mayor investigación. No hay necesidad de esperar para procesar o generar informes. Se trata de un simple cambio en la forma de mostrar los resultados, y es instantáneo.
La vista “Network with List” (Red con lista) destaca los principales cargadores por actividad dentro de los resultados de la búsqueda, como se muestra a continuación. Puede pasar el cursor por encima de estos remitentes principales para identificar sus conexiones únicas. También verá remitentes que no son necesariamente relevantes, que puede excluir fácilmente de los resultados.
La función de visualización de datos de Proofpoint Archive ayuda a identificar patrones.
2: Identificar los picos de comunicación con la vista "Timeline with List" (Cronología con lista)
La vista “Timeline with List” (Cronología con lista) es otra visualización de datos. En lugar de examinar las conexiones de comunicación como hicimos con el “Network with List” (Red con lista), destacamos los picos de comunicación en un período determinado.
Estos picos podrían representar otro conjunto de patrones de comunicación que requieren una mayor investigación. Del mismo modo, si no dispone de datos para una fecha o serie de fechas potencialmente relevantes, es posible que pueda resolver el problema al inicio de su investigación.
Tomemos el mismo ejemplo de eDiscovery y cambiemos el modo de visualización de “Network with List” (Red con lista) a “Timeline with List” (Cronología con lista). Como antes, el cambio es instantáneo, porque todo lo que tenemos que hacer es cambiar la forma en que se muestran los resultados de la búsqueda. No es necesario ningún tratamiento adicional.
En la captura de pantalla siguiente puede ver los cambios visuales, con la transición de un gráfico circular en forma de red a un gráfico de barras en forma de cronología, que ilustra el volumen de mensajes por año en los resultados de búsqueda.
Proofpoint Archive utiliza una vista “Timeline with List” (Cronología con lista) para identificar los picos de comunicación.
En nuestro ejemplo, el año 2022 parece ser el año con más mensajes archivados de interés potencial. Para investigar más a fondo, puede hacer clic en el segmento 2022 del gráfico de barras para visualizar una vista más granular de los resultados de búsqueda por mes para el año 2022.
Los resultados muestran que octubre fue el mes más ajetreado de 2022 en cuanto a volumen de mensajes. Haga clic en el segmento Octubre del gráfico de barras para visualizar la actividad diaria del mes de octubre de 2022, como se muestra a continuación.
Al hacer clic en el gráfico de barras de Proofpoint Archive se muestra una vista granular de los resultados.
Puede que no se dé cuenta, pero este ejercicio le lleva a filtrar los datos. Ha pasado de 55 259 elementos en su búsqueda inicial a 3181 artículos (en octubre de 2022) y a solo 123 artículos si hace clic en el 25 de octubre de 2022, que parece haber registrado el mayor volumen de mensajes durante el mes.
Este filtrado se realiza instantáneamente cuando cambia el modo de visualización de los resultados de la búsqueda. Aunque, en la vida real, este ejercicio no le permita encontrar la aguja que busca en un pajar, al menos sabrá que Proofpoint le permite evaluar diferentes "pajares" de resultados de búsqueda para obtener información relevante al instante, sin tener que añadir manualmente nuevos filtros ni reiniciar las búsquedas.
3: Identificación del impacto de la modificación de los criterios de búsqueda con Query Analytics
¿Alguna vez le han pedido que vuelva a realizar búsquedas para comprender mejor el impacto de la eliminación de criterios de búsqueda de su consulta? Quizá tenía miedo de hacerlo porque había tardado mucho tiempo en obtener resultados.
Sospecho que algunos de ustedes ya han relanzado a regañadientes las búsquedas a petición del departamento jurídico. Con Proofpoint, ya no tendrá que temer tales peticiones.
Nuestra función Query Analytics le permite generar un informe de impacto en cuestión de segundos al iniciar una búsqueda. El informe está en formato PDF, lo que facilita su consulta, o incluso su descarga para demostrar que sus resultados se basan efectivamente en los criterios especificados. El informe muestra cómo cambiarán sus resultados si elimina criterios específicos.
Como recordatorio, en nuestro ejemplo, nuestra búsqueda inicial de elementos que contuvieran los términos "confidencial", "sensible", "propietario" o "interno" generó 55 259 resultados. En el informe Query Analytics correspondiente, que se muestra a continuación, si elimina el término "interno" de la consulta, obtendrá 40 725 resultados menos. El informe también proporciona otra información útil, como el número de veces que los criterios de búsqueda aparecieron en etiquetas (definidas por el administrador) y categorías de mensajes (tipos de fuentes de datos como el correo electrónico). Obtendrá toda esta información en cuestión de segundos, sin tener que volver a buscar.
La función Query Analytics de Proofpoint, que puede generar un informe de impacto en cuestión de segundos.
Más información sobre Proofpoint Discover
Proofpoint Discover forma parte de nuestra gama de soluciones Intelligent Compliance, que también incluye:
- Proofpoint Capture
- Proofpoint Patrol
- Proofpoint Track
- Proofpoint Archive
- Proofpoint Supervision
- Proofpoint Automate
Además de las funciones de visualización de datos presentadas en este artículo de blog, Proofpoint Discover ofrece funciones populares como la gestión de casos y la revisión asistida por tecnología (TAR, Technology Assisted Review).
Para obtener más información, visite la página Proofpoint Discover o programe una demostración gratuita.